Videoconferencia y webinar, herramientas de comunicación para much@s profesionales de distintos sectores. La videoconferencia nos permite tener una reunión virtual entre dos o más participantes con visibilidad y participación en tiempo real. La webinar permite a un profesional dirigirse a toda una audiencia (pequeña o grande) y la herramienta de comunicación entre presentador y audiencia es un chat, se utiliza mucho en formación, ruedas de prensa, etc.

En las dos modalidades la comunicación visual tiene mucha fuerza. En las dos, tu imagen & comunicación serán protagonistas! Y tú el/la responsable de gestionarlas de manera integral, básico y clave para ofrecer una carta de presentación personal & profesional coherente y creíble.

10 pautas para gestionar tu imagen profesional en una videoconferencia o webinar:

• Escenografía y encuadre perfecto, todo lo que perciban tus interlocutor@s en el marco de la imagen les servirá para percibir una primera impresión de ti. Comprueba qué y como se verá el decorado antes de empezar y si te ayuda a proyectar las calidades que quieras transmitir: proximidad, formalidad, organización, frialdad, pulcritud, calidez, etc.

• Conexión e iluminación. Revisa que cámara y micrófono funcionen bien. Buena iluminación y evitar ruidos extras en el momento de la conexión del entorno.

• Imagen externa, antes de hablar, igual que en los encuentros presenciales tu imagen habrá omitido una primera impresión a nuestros interlocutores. Outfit/look coherente y adecuada a tu actividad profesional, estilo y cultura de empresa. Escoge la ropa y complementos según la imagen que quieras proyectar y que te aporten seguridad y comodidad. Los colores fríos y oscuros estilizan y los cálidos y claros aportan volumen. Aconsejamos hacer uso de colores que resalten la propia belleza natural y os aporten confianza y visibilidad. Evitar la coordinación de más de tres colores por look. Tejidos, evitar los muy brillantes o estampados que puedan tener efecto moiré y causar distorsiones en cámara. Complementos, evitar usar los excesivamente grandes o los que hagan ruido, ya que pueden distraer a tus interlocutor@s.

• Comunicación no verbal. Contacto visual, básico e imprescindible, además de evitar expresiones del rostro que puedan ser mal interpretadas, puesto que la comunicación facial tiene mucha fuerza. Gesticulación, manos visibles, gesticulación abierta y movimientos acordes en el espacio. Sonreír, siempre se agradece si es sincero. Aporta proximidad y empatía, además de ayudarte a relajar el ambiente en momentos de tensión. Posición postural, espalda recta y hombros relajados, ojo donde te sientas, preferible silla a butaca. Máximo comodidad para hablar y trabajar con naturalidad. Voz, timbre, vocalización, modulación, tono y velocidad, claves a dominar para proyectar y transmitir un mensaje claro y enérgico. La comunicación no verbal transmite información a los interlocutor@s y viceversa.

• Mensaje, conocimientos y dominio del tema. Preparación.

• Desaparición instantánea de la pantalla, un hecho muy habitual en las videoconferencias. Si por algún motivo tienes que coger unas notas, informe o cerrar una puerta, recuerda de avisar de tus movimientos para no dejar hablando a tus interlocutores con la pantalla.

• Puntualidad conéctate unos minutos antes para comprobar que todo vaya bien con los compañeros y poder empezar de forma puntual.

• Teléfonos y ruidos extras, poner en silencio o en modo avión para evitar interrupciones por llamadas o alarmas en el momento de la reunión. Evitar ruidos de impresoras, timbres, etc.

• Saludo y despedida. Habilidad social a dominar, se agradece y genera empatía. Facilita el diálogo. Es una acción básica.

• Posible incidencia, en caso de cortarse la comunicación por algún motivo, buscar la forma de acabar la conversación y/o alternativas de reencuentro.

La comunicación virtual en una videoconferencia o webinar no es muy diferente de la presencial de una reunión, formación, rueda de prensa, etc. En las dos, tú eres responsable de gestionar y liderar los códigos de la imagen de manera integral: imagen externa, expresión, habilidades sociales + actitud. Adaptar imagen & comunicación con flexibilidad a la actividad y entorno según el objetivo del mensaje para comunicar con seguridad, credibilidad y autenticidad. Controlar la escenografía. Y ante cualquier imprevisto o duda, coherencia y naturalidad serán tus mejores aliados.